Куда идти, как идти и о чём разговаривать, или некоторые советы по деловому этикету

Встречи, бизнес-завтраки, тематические мероприятия, торжества и церемонии открытия – занятый в бизнес-среде социально активный человек каждую неделю получает немало приглашений на различные мероприятия. Куда идти и идти ли, сообщать ли о своём намерении или невозможности посетить мероприятие, и, наконец, что лучше надеть? Несколько советов даёт генеральный консул, консультант по этикету, протоколу, общению и застольному этикету в Латвии Айя Страутмане.

Получено приглашение, что дальше?

• В деловых кругах всегда важно поддерживать хорошие отношения и помнить, что неявка на то или иное мероприятие иногда может подорвать эти отношения. Тем не менее, каждый человек сам выбирает, какие мероприятия посещать – строгих норм нет.

• Если приглашение адресовано должностному лицу – представителю фирмы, тот вместо себя может делегировать кого-то другого, с учётом корпоративной иерархии. В то же время следует быть внимательными – приглашения часто бывают адресованы только одному конкретному лицу. В этом случае оно не подлежит передаче никому другому.

• Золотое правило: всегда отвечайте! Если в приглашении отмечено RSVP (Répondez s'il vous plaît - франц), иными словами, если оно содержит запрос ответа от приглашённого лица, обязательным считается сообщить как о явке, так и о неявке на конкретное мероприятие. А. Страутмане рекомендует отвечать на любое персонально адресованное приглашение.

• Отказ должен быть обоснован. Если Вы не можете быть на мероприятии, то в отказе следует указать причину, однако не стоит упоминать личные дела и причины. Достаточно написать, что, к сожалению, не сможете явиться из-за командировки, болезни или просто в связи с занятостью на работе. Отказ должен быть кратким, конкретным и вежливым. 

Как не ошибиться при выборе одежды?

• Деловой человек участвует в переговорах, заключении сделок, поэтому, если мероприятие или встреча проходит в рабочее время до 18 часов, следует соблюдать деловой этикет. «Деловой этикет ещё никто не отменял. В его несоблюдении часто виноваты лень и нежелание людей продумать свой выбор одежды», – отмечает А. Страутмане.

• Деловой этикет для мужчин: классический костюм синего или серого цвета, белая или светло-голубая рубашка и подходящий однотонный галстук. Костюм чёрного цвета традиционно является вечерним нарядом и в дневное время используется только в случае похорон», – поясняет А. Страутмане.

• Деловой этикет для женщин: костюм синего или серого цвета, или брючный костюм, под который подобрана белая или светло-голубая блузка классического покроя, на ногах – лодочки, волосы, если их длина ниже линии плеч, должны быть собраны в пучок.

• Следует учитывать пожелания организатора мероприятия – если в приглашении обозначен конкретный стиль одежды, то стоит уважать выбор организатора.

• «Цвет оказывает мощное воздействие на подсознание человека. Серый цвет означает уважение, синий – надежду. В бизнес-среде оба этих понятия важны», – отмечает А. Страутмане.

• Для публичного представления своей компании обязательно придерживаться делового стиля в одежде. Категорию должностей, которые каждый день на рабочем месте должны носить официальную одежду, определяет руководство компании. «Такие вопросы должны быть подробно описаны в рабочих правилах, которые не должны быть формальностью, а детально проработаны и адаптированы к потребностям каждого предприятия в соответствии с внутренней рабочей культурой. Выбор одежды имеет большое значение, потому что своим внешним видом мы передаём сигналы на уровне подсознания», – поясняет консультант. 

Явиться раньше, точно вовремя или немного позже?

• Оптимальное время для прихода на мероприятие – за 10-15 минут до начала. Тогда останется время, чтобы найти место предстоящего события, снять верхнюю одежду, привести в порядок свой наряд.

• Не следует приходить слишком рано – более чем за 15 минут до назначенного времени, так как организаторы мероприятия планируют своё время.

• Если в приглашении на мероприятие указано время сбора, например, с 15:00 до 15:20, то на место мероприятия следует прибыть в течение этих 20 минут.

• Опоздание недопустимо и создаёт плохое впечатление как о человеке, так и о компании, которую он представляет.

• В случае непредвиденных причин задержки важно сообщить об опоздании как можно скорее. 

С кем и как здороваться?

• Здороваться с присутствующими можно тремя способами – словесно, рукопожатием или кивком головы (в случае мероприятия, на котором присутствует много гостей). Все три способа являются вежливыми, однако следует самому оценивать, в каком случае и какой способ лучше использовать.

• Рукопожатие необходимо далеко не всегда. «В Латвии на мероприятиях и во время встречи мужчины, бывает, слишком часто обмениваются рукопожатиями – это не всегда бывает необходимо. Рукопожатие является обязательным только при знакомстве. Если люди знакомы, необязательно пожимать руки, достаточно при входе в помещение кивнуть головой и сказать всем «добрый день». Уходя, тоже не всегда нужно прощаться рукопожатием», – поясняет А.Страутмане.

• Золотое правило: с 6 до 12 часов говорим «Доброе утро», с 12 до 18 часов – «Добрый день», а после 18 часов и до полуночи – «Добрый вечер». В ночное время можно использовать слово «Здравствуйте». А. Страутмане добавляет: «Слово «Здравствуйте» удобно использовать и в те моменты, когда точное время нам неизвестно. В свою очередь, «До свидания» не стоит говорить в тех местах, куда мы не хотели бы или не собираемся возвращаться. Вместо этого лучше использовать «Всего доброго» – этот способ прощания можно смело использовать во всех ситуациях».

• Если на мероприятии много гостей, то уходя, прощаться с организатором мероприятия не обязательно – он может быть занят беседами с другими гостями или организаторскими вопросами. 

Как знакомить и знакомиться ?

• Знакомство во время мероприятия возможно либо через посредника, который знаком с обеими сторонами, либо человек может представиться сам. «Представиться самому – это нормально, особенно, если Вы замечаете человека, который стоит в одиночестве», – поясняет А. Страутмане.

• Представляя людей в профессиональной среде, необходимо также назвать занимаемые ими должности. Если Вы знакомите людей между собой, но не знаете точно их должностей или званий, лучше предложить человеку представиться самому.

• Испокон веков существует принцип: человеку, занимающему более высокую должность, представляют человека с более низкой должностью, в свою очередь, человеку, старшему по возрасту, представляют более младшего.

Какие темы для разговора являются безопасными?

• Смело говорите о работе, профессии, бизнесе.

• Запрещённые темы: деньги, политика, религия и приватные вещи. «Вопреки принятому мнению не стоит говорить о погоде – это, скорее, демонстрирует, что собеседники не могут найти других более значимых тем для разговора», – предостерегает А. Страутмане.

• Начать беседу следует о чём-то хорошем, а не негативном. 

Для тех, кто интересуется этикетом и правилами хорошего тона не только на мероприятиях, но и в социальных сетях, предлагаем дополнительные статьи по теме: Коррективы, привнесённые новыми технологиями в профессиональное общение и Что нужно знать об этике в социальных сетях? Часть вторая.