Korekcijas, ko profesionālajā saziņā ieviesušas jaunās tehnoloģijas

E-pasti, Skype, Whatsapp, Facebook un citi modernie saziņas veidi ik uz soļa atvieglo mūsu ikdienu un paātrina komunikāciju. Bet vai vienmēr tos pareizi izmantojam saziņai profesionālajā un biznesa vidē? Kādas kļūdas visbiežāk pieļaujam? Konsultē ģenerālkonsule, etiķetes, protokola, saskarsmes un galda kultūras konsultante Aija Strautmane.

Vai darba un biznesa jautājumos pieklājas izmantot Whatsapp un Skype?

• Pirmo reizi darba jautājumos uzrunāt iepriekš nesatiktu cilvēku, piemēram, „Whatsapp” nevajadzētu.

• Modernie saziņas veidi atvieglo mūsu ikdienu ne tikai privātajā dzīvē, bet arī darba vidē. Taču ja šos rīkus grasāmies izmantot, svarīgi lūgt otras puses atļauju, vai komunikāciju tādā vai citā jautājumā varam turpināt šādā veidā. 

Kādi ir pieklājības nosacījumi elektroniskajā saziņā?

• “Sveicināti, Lāsma Bērziņa”, nevis “Sveicināti, Lāsma” – biznesa vidē sarakstē cilvēkus svarīgi uzrunāt vārdā un uzvārdā. „Latviešu valodā nepazīstamus cilvēkus pieņemts uzrunāt uz Jūs. Tomēr arī pie mums ir no Amerikas ieviesies paradums nepazīstamus cilvēkus uzrunāt vārdā. Tas nav pareizi. Protams, vēlāk saziņā var pāriet uz tu, taču tas notiek laika gaitā un jūtot - kad to var darīt,” atzīmē A.Strautmane.

• Ja rakstām e-pastu, droši to var sākt ar „Sveicināti” – šis sasveicināšanās veids ir piemērots visiem diennakts laikiem, ņemot vērā, ka mēs nezinām, kad e-pasta saņēmējs ziņu lasīs.

• Pirmā saruna – aci pret aci vai telefoniski. „Sarunas labāk sākt tikšanās laikā vai pa telefonu, nevis e-pastā, - tas ļauj abām pusēm uzdot interesējošos jautājumus un atvieglo tālāko elektronisko saziņu,” uzskata A.Strautmane.

• Ja rakstam e-pastu uzņēmuma vārdā, pareizāk lietot formu „mēs” nevis „es”.

• Vienmēr ir jāatbild! Uz ikvienu e-pastu svarīgi atbildēt pat tad, ja tajā izskanējis kāds lūgums, kura izpilde prasa laiku, vai gribam priekšlikumu apdomāt. Ir svarīgi un pieklājīgi e-pasta sūtītājam pateikt, ka ziņu esam saņēmuši un ķērušies pie līguma izpildes vai priekšlikuma apdomāšanas.

• Vienmēr jāpārlasa uzrakstītais! Drukas kļūdas e-pastā liecina par nevērību pret otru cilvēku, tāpēc jāvelta laiks, lai rakstīto pārlasītu.

• Jāaizmirst par smaidiņiem! Savu emociju attēlošana, izmantojot dažādus simbolus, profesionālajā vidē ir lieka. 

Skype un cita veida video konferences…

• Internets ļauj darba jautājumos ar biznesa partneriem sazināties kaut no mājām, tomēr viņiem tas nav jāzina – jāpadomā par fonu: tam jābūt atbilstošam profesionālai darba atmosfērai.

• Jāparūpējas, lai sarunu neviens netraucētu.

• Jau pirms virtuālās sarunas jāpārliecinās, ka darbojas dators, internets un saziņai izvēlētā programma, lai norunātajā laikā var sarunai pieslēgties bez kavēšanās un tehniskas aizķeršanās.

Ko liec Facebook un ko aicināt draugos

• Mūsu profils tādās sociālajās vietnēs kā Facebook ir daļa no mūsu publiskā tēla, tāpēc vienmēr ieteicams rūpīgi izvērtēt, ko internetā rakstām un kādas bildes liekam.

• Privātās attiecības un profesionālo vidi svarīgi nodalīt, tāpēc rūpīgi jāpārdomā, vai tiešām pienācis laiks biznesa sadarbības partneri uzaicināt draugos „Facebook”.

• Bez atļaujas un iepriekšējas saskaņošanas nedrīkst Facebook un citviet internetā ievietot kādas citas personas foto pat tad, ja kopā esat apmeklējuši kādu publisku pasākumu. Cilvēku priekšstati par to, ko drīkst izvietot publiskai aplūkošanai, var atšķirties.

• „Paldies „X uzņēmuma” komandai par konstruktīvo tikšanos, īpašs paldies Jānim Krastiņam, Anetei Liepiņai…” Šādi ieraksti „Facebook” nav retums, taču arī šādus ierakstus ar otru pusi vienmēr būtu jāsaskaņo. 

Internets darbojas 24 stundas diennaktī. Kad drīkst rakstīt e-pastus?

• Internets sniedz iespēju sazināties visu diennakti, un to var izmantot, uzskata A.Strautmane. „Tā ir mana darīšana, cikos es rakstu e-pastu, kaut vai nakts vidū. Taču jāatceras, ka saņēmējs pats var izvēlēties, kad ziņu lasīt – īpaši, ja tā sūtīta ārpus darba laika.”

• Whatsapp, Skype un citi rīki ārpus darba laika nav tabu. „Kaut gan Whatsapp ziņa saņēmēju telefonā sasniedz uzreiz, to profesionālajā saziņā, ja tas tā starp iesaistītajām pusēm ir pieņems, var lietot arī ārpus darba laika. Cita lieta: vai saņēmējs to lasīs. Un ja lasīs, vai atbildēs. Viņa tiesības ir izvērtēt, vai privātajā laikā viņam tas ir jādara. Nav pieklājīgu un mazāk pieklājīgu veidu – mūsdienās telefonā redzam gan ziņas Facebook un Whatsapp, gan jaunas e-pasta vēstules,” saka A.Strautmane.

• Zvanīt darba jautājumos, ja vien tā nav ārkārtas situācija, var tikai darba laikā. Privātos jautājumos etiķete ļauj sazināties līdz plkst.21.00, savukārt brīvdienās tikai no plkst.12.00.