Коррективы, привнесённые новыми технологиями в профессиональное общение

Электронная почта, Skype, WhatsApp, Facebook и другие современные способы коммуникации облегчают нашу повседневную жизнь на каждом шагу и ускоряют процесс общения. Но всегда ли мы правильно используем их для общения в профессиональной и деловой среде? Каковы наиболее распространённые ошибки? Консультирует Айя Страутмане – генеральный консул, консультант по этикету, протоколу, общению и застольному этикету.

Уместно ли использовать WhatsApp и Skype для рабочих и деловых вопросов?

• При первом обращении по рабочим вопросам к человеку, с которым вы раньше не встречались, не стоит использовать, например, WhatsApp.

• Современные способы коммуникации облегчают решение повседневных задач не только в личной жизни, но и в рабочей среде. Однако, если мы собираемся использовать такие средства, важно спросить разрешения у другой стороны, возможно ли продолжение общения по тому или иному вопросу подобным образом. 

Какие существуют нормы вежливости при общении в электронном виде?

• «Здравствуйте, Ласма Берзиня», а не «Здравствуйте, Ласма» – в деловой переписке важно обращаться к человеку по имени и фамилии. «В нашей культурной среде к незнакомым людям принято обращаться на «Вы». Тем не менее, и у нас, на американский манер, вошло в привычку обращаться к незнакомому человеку по имени. Это неправильно. Конечно, позже в общении можно перейти на «ты», но это происходит с течением времени, в момент, когда становится понятно, что такой переход возможен», – отмечает А.Страутмане.

• Электронное письмо можно смело начинать со слова «Здравствуйте» – эта форма приветствия подходит для любого времени суток, учитывая, что мы не знаем, когда именно получатель электронной почты прочтёт сообщение.

• Первую беседу лучше всего проводить лицом к лицу или по телефону. «Разговор лучше начинать во время встречи или по телефону, а не по электронной почте, – это позволяет обеим сторонам задать интересующие вопросы и облегчает дальнейшее построение общения при электронной переписке», – считает А.Страутмане.

• Если электронное письмо пишется от имени компании, то правильнее использовать форму «мы» вместо «я».

• Отвечать нужно всегда! Важно ответить на каждое электронное письмо даже в том случае, если оно содержит просьбу или задачу, на выполнение которой требуется время, или предложение, которое вы хотите обдумать. Важно проявить вежливость и сообщить отправителю электронной почты, что сообщение получено и что вы обдумаете предложенное или что уже приступили к исполнению просьбы.

• Всегда перечитывайте написанное! Опечатки в электронном письме свидетельствуют о пренебрежительном отношении к другому человеку, поэтому необходимо выделить время на проверку написанного текста.

• Забудьте о смайликах! Отображение своих эмоций с использованием различных символов в профессиональной среде является излишним. 

Skype и другие виды видеоконференций…

• Интернет позволяет связаться с деловыми партнерами по рабочим делам хоть из дома, однако им необязательно это знать – стоит подумать о фоне: он должен соответствовать профессиональной рабочей атмосфере.

• Следует позаботиться о том, чтобы никто не мешал разговору.

• Ещё до виртуальной беседы следует убедиться в исправном состоянии компьютера, интернет-подключения и программы, посредством которой планируется общение, чтобы в назначенное время можно было без задержек и технических заминок подключиться к разговору.

Что публиковать на Facebook и кого приглашать в друзья?

• Наш профиль в таких социальных сетях, как Facebook, является частью нашего публичного образа, поэтому всегда следует тщательно оценивать то, что мы пишем в интернете и какие фотографии публикуем.

• Важно разделять личные отношения и профессиональные контакты, поэтому следует тщательно взвешивать, действительно ли пришло время пригласить своих деловых партнеров стать друзьями на Facebook.

• Ни в Facebook, ни где-либо ещё в интернете нельзя размещать фотографии других людей без их разрешения и предварительного согласования, даже в том случае, если вы посетили одно и то же публичное мероприятие. Представления людей о том, что можно размещать для публичного просмотра, могут отличаться.

• «Спасибо команде «Компании Х» за конструктивную встречу, отдельное спасибо Янису Крастиньшу, Анете Лиепине...» Подобные публикации на Facebook – не редкость, но и их следует всегда согласовывать со второй стороной. 

Интернет работает 24 часа в сутки. Когда можно писать электронные письма?

• Интернет предоставляет возможность поддерживать связь круглосуточно, и такой возможностью можно пользоваться, считает А.Страутмане. «Это моё личное дело, в котором часу я пишу электронное письмо, даже если и среди ночи. Однако следует помнить, что получатель сам выбирает, когда прочитать присланное сообщение – особенно, если оно отправлено вне рабочего времени».

• WhatsApp, Skype и прочие средства связи в нерабочее время не являются табу. «Несмотря на то, что сообщение, отправленное по WhatsApp, тут же поступает на телефон получателя, данное приложение можно использовать в профессиональном общении и вне рабочего времени, если это принято между сторонами. Другое дело: станет ли его читать получатель? И если прочтёт, то ответит ли? Он вправе сам оценивать, должен ли он это делать в своё личное время. Не существует вежливых и менее вежливых способов связи – в наши дни в телефоне мы видим равно как сообщения, написанные нам через Facebook и WhatsApp, так и новые письма, поступившие по электронной почте», – говорит А.Страутмане.

• Звонить по рабочим делам, если только это не чрезвычайная ситуация, можно исключительно в рабочее время. По личным вопросам этикет позволяет связаться с человеком до 21:00, а на выходных – не раньше, чем с 12:00.